Charte 2010

  • CHAPITRE 1. Définitions
  • CHAPITRE 2. Buts de l’Association
  • CHAPITRE 3. Les membres
  • CHAPITRE 4. L’Assemblée générale
  • CHAPITRE 5. Le Bureau exécutif
  • CHAPITRE 6. Responsabilité personnelle et indemnisation des administrateurs

CHAPITRE 1. Définitions

1. Dans le présent règlement, les expressions suivantes désignent :

  • Association : l’Association générale des étudiants(es) de l’Institut Armand-Frappier.
  • Bureau : le Bureau exécutif de l’Association.
  • Règlement : le règlement interne de l’Association.
  • A.G. : l’Assemblée Générale statuaire des étudiants(es).
  • A.G.S. : l’Assemblée Générale Spéciale des étudiants(es).

CHAPITRE 2. Buts de l’Association

2.1 L’Association est formée pour les fins suivantes :

  • Regrouper les étudiants(es) inscrits(es) à l’Institut Armand-Frappier.
  • Défendre les intérêts de ses membres.
  • Être le porte-parole de ses membres pour tout ce qui à trait à la protection de leurs intérêts collectifs.
  • Permettre et faciliter une meilleure connaissance des étudiants(es) ainsi que développer entre ses membres une solidarité réelle et durable.

2.2 Nom de l’Association

Le nom de l’association est Association Générale des Étudiants(es) de l’Institut Armand-Frappier, A.G.E.I.A.F.

2.3 Le Siège social

Le siège social de l’Association est situé au numéro civique 531 du boulevard des Prairies à Laval-des-Rapides, dans la Ville de Laval, district judiciaire de Montréal. Tout changement se fait sur avis publié dans la « Gazette officielle du Québec ».

CHAPITRE 3. Les membres

3.1 Définition

Est membre de droit de l’Association, tout(e) étudiant(e) postulant une grade de M. Sc. ou Ph. D. et dûment inscrit(e) à l’Institut Armand-Frappier.

3.2 Droits des membres

  • Droit de vote sur tout sujet soumis aux A.G. et aux A.G.S..
  • Droit d’accès aux archives, aux procès-verbaux, aux livres comptables, etc.
  • Droit de participer à toutes les activités de l’Association.
  • Droit de poser sa candidature pour tout poste ouvert sur des comités de l’Association.

3.3 Cotisations

Une cotisation obligatoire de $10.00/session par étudiant payable en trois sessions par année est perçue par l’Association.

CHAPITRE 4. L’Assemblée générale

4.1 Constitution

Les membres de l’Association constituent l’assemblée générale lorsqu’ils sont convoqués en assemblée générale ou spéciale.

4.2 Nombre de réunions

Il y aura trois assemblées générales statuaires, soit une réunion au début de chaque session (automne, hiver, été). Cependant les membres pourront se réunir en A.G. ou A.G.S. aussi souvent que la bonne marche de l’Association l’exigera.

4.3 Avis de convocation

  • Avis de convocation à une assemblée générale régulière.

L’avis de convocation est affiché par le Bureau exécutif au moins dix jours avant la date fixée.

  • Avis de convocation à une assemblée générale spéciale.

Le Bureau ou un tiers des membres de l’Association peuvent convoquer une A.G.S. et l’avis de convocation doit être affiché cinq (5) jours avant l’assemblée.

Les avis doivent mentionner toute proposition visant à modifier le Règlement de régie interne. L’avis de convocation doit mentionner les points à l’ordre du jour et seuls ces points pourront être l’objet de délibérations et de décisions de l’assemblée. Si l’assemblée est convoquée par des membres de l’Association, l’avis de convocation doit être signé par ces membres.

4.4 Quorum

Le dixième (10%) des membres inscrits de l’Association constitue le quorum.

4.5. Droit de vote

Chaque membre de l’Association a droit de vote. L’exercice du droit de vote exige que les membres ne soient pas pris en défaut et qu’ils aient payé leur cotisation.

4.6 Procédure de votation

Le vote est pris à main levée. Si au moins un des membres présents à l’assemblée le demande, le vote peut être secret. Les décisions sont prises, sauf dans le cas de modifications des règlements de régie interne où les deux tiers (2/3) des voix sont exigés.

4.7 Exercice des pouvoirs des A.G. et A.G.S.

Les A.G. et A.G.S sont souveraines et peuvent se prononcer sur toute question qui concerne l’administration et l’organisation de l’Association, notamment :

  • elles approuvent les prévisions budgétaires, les budgets et les états financiers périodiques et annuels de l’Association;
  • elles ratifient les résolutions du Bureau exécutif;
  • elles autorisent les emprunts de deniers par tout mode reconnu par la Loi spécialement par lettres de change, billets ou autres effets négociables;
  • elles approuvent tout rapport annuel de l’Association
  • elles peuvent modifier les règlements de régie interne, changer le nom de l’Association et augmenter ou diminuer les cotisations;
  • elles fixent la composition, le mandat et l’étendue des pouvoirs du Bureau exécutif ainsi que des commissions, conseils ou comités qu’elles jugent nécessaires de créer, ainsi que la durée du mandat de leurs membres.

4.8 Révision de règlement – Procédure

  • le nouveau règlement est considéré à une A.G. ou une A.G.S. dont l’ordre du jour en a prévu l’étude;
  • la nature des changements recherchés doit avoir été portée à l’attention des membres de l’Association au moins huit (8) jours avant la date de l’A.G. où le nouveau règlement est considéré;
  • le nouveau règlement est adopté à la majorité des deux tiers (2/3) des membres de l’Association présents à l’A.G. ou l’A.G.S.

CHAPITRE 5. Le Bureau exécutif

5.1 Pouvoirs et devoirs du Bureau

Le Bureau administre les affaires de l’Association et en son nom, il exerce les pouvoirs qui lui sont délégués par les A.G. et les A.G.S.

Il peut former des comités spéciaux et déterminer leur mandat.

Aux A.G., le Bureau rend compte de son mandat. Il doit tenir les registres, les procès-verbaux, les archives, la liste des membres et leur cotisation, et les livres comptables.

Finalement, il doit favoriser la coopération entre les membres de l’Association et les membres d’autres associations ou organismes.

Il gère les biens de l’Association.

5.1.1 Vote

Les décisions du Bureau exécutif sont à la majorité des voix des membres du Bureau exécutif présents.

Nul ne peut se faire représenter, ni exercer son droit de vote par délégation à une réunion du Bureau exécutif.

Le vote est pris à main levée. Cependant, un membre peut demander le vote au scrutin secret.

5.2 Composition du Bureau

Le bureau est composé de cinq personnes élues par les A.G.. Leur mandat est d’une durée d’un an.

Suite à l’A.G., les cinq membres élus procèdent à la désignation des responsabilités, à savoir les fonctions de :

  • Président
  • Vice-président
  • Secrétaire
  • Responsable aux affaires culturelles et aux loisirs
  • Externe à la FEUQ (Fédération Étudiante Universitaire du Québec)

Ces désignations peuvent être modifiées durant le mandat du Bureau par les membres élus.

En plus des cinq membres élus en A.G., le Bureau est composé d’un représentant de département, lequel est élu lors d’assemblée restreinte de département et entériné par le Bureau.

5.3 Le président

Le président veille à la bonne marche de l’Association. Il veille à l’application des décisions prises au cours des assemblées générales et spéciales, ou au cours des réunions du Bureau exécutif. Il doit être le porte-parole officiel de l’Association. Le président du Bureau est en même temps le président de l’Association. Il préside les A.G., les A.G.S. et les réunions du Bureau, y maintient l’ordre, assure le respect des règlements et décide des questions de procédure (sauf en cas d’appel de sa décision par l’assemblée.) En cas d’égalité des votes au sein du Bureau exécutif, le président tranche la question.

5.4 Le vice-président

Il seconde le président dans sa tâche. En cas d’absence du président, il exerce les fonctions de président. Il s’occupe des dossiers étudiants et de toute question de régie interne.

5.5 Le secrétaire

Le secrétaire communique les informations au sein du Bureau, aux A.G. et A.G.S.. Il donne les avis de convocation pour toutes les réunions du Bureau et pour les A.G. et A.G.S.. Il doit tenir à jour et conserver les archives générales et les procès-verbaux des A.G., A.G.S. et des réunions du Bureau. Il a aussi comme tâche particulière la perception des cotisations et la tenue des livres comptables, compte de banque et petite caisse, et présente un bilan financier annuel. Il a pour tâche particulière de tenir à jour le registre du membership (nom, adresse, cotisation).

5.5.1 Registres

L’Association doit tenir à son siège social des registres où sont consignés :

  • l’original et une copie certifiée de ses Lettres patentes;
  • une copie de la Loi de l’Université du Québec;
  • une copie des règlements généraux, des politiques générales et opérationnelles de l’Université du Québec;
  • l’original et une copie certifiée des ses propres règlements
  • les procès-verbaux et comptes-rendus des réunions du Bureau, des A.G. et des A.G.S.;
  • les nom, prénom, occupation et adresse des chacun des membres du Bureau exécutif, en indiquant pour chacun la date de sa nomination, celle où il a cessé d’être membre, et en annexant copie de la résolution de l’A.G. ou A.G.S. concernant telle nomination;
  • les emprunts, les créances hypothécaires et les divers actes de fiducie;
  • les titres de propriété, les copies de baux et copie de la correspondance reliée aux offres ou aux options d’achat et de vente et les contrats conclus par suite d’autorisation de Bureau exécutif;
  • les budgets et états financiers de l’Association pou chacune des années financières;
  • tous documents et procédures soumis à un tribunal;
  • les ententes, accords et contrats de coopération ou de service avec les organismes publics ou parapublics;
  • tout autre registre déterminé par le Bureau exécutif.

5.7 Le responsable des affaires culturelles et des loisirs

Il veille à organiser et superviser les activités culturelles, sportives et les loisirs (local étudiant, journal, etc).

5.8 Externe à la FEUQ

L’externe à la FEUQ (Fédération Étudiante Universitaire du Québec) fait parti du comité exécutif. Toutefois, lorsque ce poste n’est comblé, il incombe aux 4 autres membres de l’exécutif d’accomplir cette fonction. Le rôle de l’externe à la FEUQ est de représenter les étudiants et l’opinion étudiante de l’INRS-Institut Armand-Frappier au sein des différentes instances de la FEUQ. Il doit assister aux différents camps d’orientation, conseils d’administration, assemblées générales annuelles et spéciales, etc. Il doit s’assurer de connaître en tout temps le point de vue des étudiants de l’INRS-Institut Armand-Frappier sur les différents sujets traités à la FEUQ. Il peut être appelé à prendre part à diverses activités médiatiques ou publicitaires de la FEUQ.

5.9 Réunions du Bureau

Le Bureau exécutif se réunit aussi souvent que les besoins de l’Association l’exigent. Les réunions du Bureau sont ouvertes à tous les membres de l’Association. Le Bureau peut accorder le droit de parole aux membres présents. Le Bureau peut décréter le huis clos lorsqu’il le juge nécessaire. Le Bureau est présidé, conformément aux dispositions de l’article X des Lettres patentes de l’Association, par un de ses membres élus chaque année au cours d’une assemblée régulière. Il est rééligible. En cas d’absence ou d’incapacité d’agir du président, le bureau exécutif est présidé par le vice-président. En cas d’absence ou d’incapacité d’agir du président et du vice-président, le Bureau choisit un autre membre pour présider ses réunions.

5.10 Démission

Un membre du Bureau peut remettre sa démission en faisant parvenir un avis écrit à cet effet. Cette démission entre en vigueur sur réception de l’avis par le président du Bureau.

5.11 Exclusion

Un ou plusieurs membres du Bureau peuvent être démis de leurs fonctions dans les cas suivants :

  • Si une A.G. ou A..G.S. révoque leur mandat.
  • Si le(les) membre(s) cesse(nt) de remplir les conditions requises pour être membre(s) de l’Association.

5.12 Vacance ou démission

Dans le cas de vacance ou de démission, le Bureau de l’exécutif peut procéder à la nomination de remplaçants pour une période maximale d’un demi-mandat. Il est toutefois attendu qu’un maximum de deux membres remplaçants pourront siéger au sein du Bureau.

CHAPITRE 6. Responsabilité personnelle et indemnisation des administrateurs

6.1 Responsabilité personnelle

Toute dépense et tout engagement comportant une dépense qui ne sont pas prévus au budget, ni spécifiquement ou généralement autorisés par le Bureau exécutif, entraînent le responsabilité personnelle de ceux qui les ont faits ou permis et ne lient pas l’Association à moins que telle dépense ou tel engagement ne soient faits par une personne habituellement autorisée à ce faire par le Bureau exécutif.

6.2 Protection et indemnisation des administrateurs

L’Association reconnaît et accepte que tous et chacun des membres du Bureau ont accepté le poste et remplissent leurs fonctions avec l’entente et la condition expresse que chacun d’eux ainsi que ses héritiers et les exécuteurs et administrateurs de sa succession et de ses biens, soient protégés et dédommagés à même les fonds de l’Association contre :

  • tous frais, charges et dépenses quels qu’ils soient que le dit membre du Bureau encourt relativement à toute action, poursuite ou procédure intentée, commencée ou continuée contre lui relativement à tout acte, action ou affaire quelconque accomplis, faits ou permis par lui dans l’exercice de ses fonctions;
  • tous les frais, charges et dépenses qu’il encourt dans l’exécution de ses fonctions aux affaires de l’Association sauf les frais, charges et dépenses qui sont occasionnés volontairement par sa négligence ou son défaut.

Aucun membre de Bureau ne peut ni ne pourra être tenu responsable des actes, négligences et défauts de tout autre membre de l’Association.

Le Bureau peut, par résolution, dédommager de temps à autre tout membre ou toute autre personne qui a assumé ou est sur le point d’assumer, dans l’exécution de ses fonctions, toute responsabilité au nom de l’Association et les protéger.